Согласно пункту 2.2 (а) Правил подоходного налога (удержание определенных расходов) затраты на поездки за границу учитываются в налоговом учете следующим образом:
✅ Расходы на питание:
При предоставлении документа, подтверждающего оплату проживания (например, гостиницы), допускается учет расходов на питание в размере до 97$ в день.
Если документ о проживании не предоставляется, то на питание, включая проживание, можно учесть до 162$ в день.
✅ Расходы на проживание:
При наличии документа о проживании расходы допускаются в пределах от 152$ до 346$.
В течение первых 7 дней возмещается до 346$ за каждую ночь. Начиная с 8-го дня, признается 75% от стоимости проживания, то есть до 259$, но не менее 152$ за ночь.
В случае продолжительной поездки (более 90 дней) признанным расходом считается сумма до 152$ в сутки.
Согласно Правил подоходного налога утвержден список стран с высокой стоимостью проживания, по которым разрешено увеличить расходы на проживание на 25%. К таким странам относятся: Швеция, Бельгия, Франция, Швейцария, Великобритания, Люксембург, Гонконг, Италия, Австралия, Норвегия, Исландия, Канада, Япония, Дубай, Корея, Оман, Катар, Камерун.
✅ Аренда автомобиля: расходы признаются в размере до 76$ в день, включая стоимость бензина.
✅ Телефонные разговоры: расходы признаются в полном объеме.
✅ Покупка авиабилетов: расходы признаются в полном объеме.
Очень важно учитывать, что согласно пункту 17 Постановления о подоходном налоге, расходы на зарубежные командировки полностью признаются налоговой инспекцией как расход, если они имеют прямую связь с бизнес-деятельностью и способствуют увеличению доходов.
Допустимыми случаями, когда расходы на поездку признаются налоговым органом, являются:
1️⃣ Предоставление услуг зарубежным и отечественным клиентам.
2️⃣ Заключение договоров с иностранными контрагентами.
3️⃣ Непосредственное осуществление бизнес-деятельности, включая консультации, участие в семинарах и проведение лекций.
4️⃣ Обучение и повышение квалификации для дальнейшего применения новых методов в бизнесе.
‼️ Однако, расходы на поездки, связанные с приобретением оборудования, налоговая инспекция не признает, так как они относятся к стоимости оборудования и амортизируются в течение нескольких лет.
‼️ Также важно, что расходы на поездки, не имеющие явной необходимости для бизнеса, такие как поиск новых клиентов, расширение бизнеса или личная доставка документов, налоговая инспекция не учитывает, так как они не способствуют непосредственному увеличению доходов.
Для подтверждения бизнес-характера поездки требуется составить подробный отчет. В нем должны быть указаны: ФИО сотрудника, доказательства бизнес-связи поездки (квитанции, приглашения на мероприятия, договоры), место и цель командировки, даты и продолжительность поездки, а также подробный расчет всех расходов. Важно сохранить все чеки и документы, подтверждающие бизнес-цель поездки, для возможной налоговой проверки, особенно при длительных командировках или при возникновении вопросов от налоговых органов о связи поездки с доходами компании.
